Verbinden Sie Ihre Mitarbeiter über Videokonferenzen. Damit sich Ihre entfernten Kollegen verbunden und geschätzt fühlen, gibt es 16 Möglichkeiten, wie Sie ihnen das Gefühl geben können, mit allen anderen im Konferenzraum zu sein.
1. „Mobil first“
Haben Ihre Mitarbeiter im Homeoffice die richtigen Tools? Können Sie die vorhandenen Geräte nutzen: Handy, Tablet, Desktop - und mit jedem Betriebssystem an Besprechungen teilzunehmen?
2. Sichern Sie eine richtige Anbindung
Nichts ist ärgerlicher als eine schlechte Verbindung, die es schwierig macht, andere zu hören oder zum Gespräch beizutragen. Eine auf Voice over IP (VoIP) basierende Kommunikations-Plattform - ermöglicht es Ihren entfernten Kollegen, mit einem Klick von jedem Gerät aus über das Internet eine Verbindung zu jeder beliebigen Telefonkonferenz herzustellen.
3. Setzen Sie eine klare Tagesordnung.
Es wurde schon oft gesagt, aber es lohnt sich, es noch einmal zu sagen. Die Verteilung einer Tagesordnung Tage vor der Sitzung ist unerlässlich. Wählen Sie eine Unified Communications-Lösung mit einer integrierten Agenda-Funktion, die es Ihnen ermöglicht, den Sitzungsplan mit der Einladung zu versenden. Auf diese Weise werden Mitarbeiter an entfernten Standorten nicht benachteiligt. Alle sind von Anfang an auf der gleichen Seite.
Eine der schwierigsten Aufgaben ist es, zu kontrollieren, wer wie lange spricht. Der Moderator/Einladende muss sich dieser Dynamik bewusst sein und darauf einwirken. Wenn beispielsweise ein Teilnehmer abschweift, kann der Beitrag anerkannt und reflektiert werden, bevor die Diskussion weitergeführt wird oder ein anderer Teilnehmer in die Diskussion einsteigt.
4. Agenda
Senden Sie den Teilnehmern vorab eine Tagesordnung zu. So wissen alle, was sie in der Besprechung erwartet und alle sind bereit, sich voll und ganz an der Konversation zu beteiligen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Bitten Sie alle, die Tagesordnung durchzulesen und sich mit Fragen oder Feedback an den Organisator zu wenden.
5. Laden Sie die richtigen Leute ein.
Es überrascht nicht, dass Telefonkonferenzen mit zu vielen Teilnehmern eine Herausforderung sind. Professor Robert Sutton von der Stanford University fand heraus, dass die magische Zahl für ein produktives Team fünf bis sechs Personen beträgt, nicht mehr als zehn. Aber Erfolg ist mehr als nur eine Zahl. Ein sicherer Weg, um die Einbeziehung und Teilnahme an einer Telefonkonferenz zu erhöhen, ist es, die richtigen Leute einzubeziehen.
6. Regeln
Sind sie der einzige Teilnehmer aus der Ferne, hat man oft das Gefühl, dass man darum kämpfen muss, gehört zu werden. Legen Sie Grundregeln dafür fest, wie die Teilnehmer während der Telefonkonferenz kommunizieren sollen. Zum Beispiel spricht eine Person, ohne Unterbrechungen anderer. Oder fragen Sie Ihr Team, wie die Grundregeln ihrer Meinung nach aussehen sollten. Ein Kollege könnte zum Beispiel seinen Namen sagen, bevor er spricht, da er nicht im Raum ist.
7. Beginnen Sie mit einer Einführung.
So einfach und doch so wichtig. Bitten Sie alle, "Hallo" zu sagen, ihren Namen und ihre Rolle zu nennen und zu erklären, warum sie am Gespräch teilnehmen. Smalltalk kann dazu beitragen, dass sich alle einbezogen fühlen, insbesondere die Kollegen aus der Ferne. Wenn es sich um einen Videoanruf handelt, stellen Sie sicher, dass alle auf Video (nicht auf Audio) sind. Wenn jemand nicht auf Video sein kann, bitten Sie ihn, ein Foto von sich selbst zu veröffentlichen.
Verfolgen Sie, wer gesprochen hat - und wer nicht. Stellen Sie denjenigen, die keinen Beitrag geleistet haben, direkte Fragen wie: "Herr Müller, was halten Sie von dieser Idee?“
8. Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel
Verwenden Sie eine Software für kollaborative Konferenzen, die es jedem Teilnehmer ermöglicht, seinen Bildschirm zu teilen. Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel, um alle Beteiligten einzubinden. Bitten Sie verschiedene Teilnehmer, Dokumente gemeinsam zu nutzen.
9. Erstellen Sie einen gemeinsamen Arbeitsbereich
Alle Mitarbeiter benötigen Zugang zu denselben Informationen, auch im Homeoffice. Tools in denen Sie mit einem Klick die gesamte Arbeit des Teams an einem Ort sehen, erleichtern die Zusammenarbeit.
10. Zeichnen Sie den Anruf auf
Manchmal müssen Kollegen einen Termin vorzeitig abbrechen, oder es kommt etwas dazwischen, das sie an der Teilnahme hindert. Können Sie das Gespräch aufzuzeichnen und im gemeinsamen Arbeitsbereich zu speichern? Legen Sie das Besprechungsprotokoll ebenfalls im Arbeitsbereich ab.
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