Ist Ihre Kommunikations-infrastruktur gefährdet? 10 Warnsignale und wie man sie behebt

Bei der Kommunikation geht es nicht nur darum, in Verbindung zu bleiben – es geht darum, handlungsfähig zu bleiben. Wenn Katastrophen eintreten, Cyber-Bedrohungen auftauchen oder Systeme ausfallen, kann die Robustheit Ihrer Kommunikationsinfrastruktur den Unterschied zwischen einem normalen Geschäftsbetrieb und einer ausgewachsenen Krise ausmachen.

Ist Ihre Organisation vorbereitet? Hier sind zehn Warnsignale, die darauf hindeuten, dass Ihre Kommunikationssysteme anfälliger sind als Sie denken – zusammen mit praktischen Strategien, um sie zu stärken.

1. Wenn Ihr System einen Single Point of Failure hat 

Das Risiko: Wenn Sie sich auf eine einzige Bereitstellungsmethode, einen einzigen Kommunikationsanbieter, ein einziges Rechenzentrum oder einen einzigen Kommunikationskanal verlassen, ist Ihre Organisation nur einen Ausfall vom Stillstand entfernt.

Beispiel: Eine große Organisation im Gesundheitswesen verlässt sich bei all ihren Sprach- und Videodiensten auf einen einzigen Cloud-basierten Kommunikationsanbieter. Ein unerwarteter Dienstausfall beim Anbieter unterbricht die Kommunikation zwischen den Krankenhäusern und Contact Centern und verzögert die Patientenversorgung und die Reaktionszeiten bei Notfällen.

Strategien zur Risikominimierung:

• Implementierung einer Failover-Strategie für mehrere Regionen.
• Kombinieren von lokalen und cloudbasierten Diensten, um Redundanz zu schaffen.
• Durchführung regelmäßiger Notfallübungen.
• Diversifizierungder Kommunikationskanäle. 

 Wie Mitel hilft: Wenn ein Ausfall keine Option ist, benötigen Sie möglicherweise Strategien für eine gemischte Bereitstellung, um die Verfügbarkeit sicherzustellen. Mitel bietet Optionen mit integriertem Failover, um eine unterbrechungsfreie Kommunikation zu gewährleisten.

2. Wenn Sie nur UCaaS verwenden und komplexe Compliance-Anforderungen haben

Das Risiko: Die Einhaltung von Vorschriften ist für Unternehmen in stark regulierten Branchen eine große Herausforderung. Eine schwache Governance der Kommunikationslandschaft kann zu Compliance-Verstößen führen, was wiederum rechtliche Sanktionen, Sicherheitsverletzungen und Rufschädigung nach sich ziehen kann.

Beispiel: Ein globales Finanzinstitut lagert die Aufzeichnung und Archivierung von Anrufen an einen Public Cloud Anbieter aus, nur um dann festzustellen, dass die Architektur des Anbieters nicht den strengen Richtlinien zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen gemäß MiFID II oder SEC Rule 17a-4 entspricht, was zu hohen Bußgeldern führt.

Strategien zur Risikominimierung:

• IT-Richtlinien für die Kommunikationslandschaft an gesetzliche Anforderungen (DORA, DSGVO, HIPAA, SOC 2) anpassen.
• Regelmäßige Compliance-Audits und Risikobewertungen durchführen.
• In Governance-Tools investieren, die Transparenz und Kontrolle über den Datenfluss bieten. 

Wie Mitel hilft: Die Komplexität von Compliance- und regulatorischen Anforderungen zu bewältigen, kann für stark regulierte Branchen eine Herausforderung darstellen. Mitel hat sich auf die Entwicklung von Kommunikationsinfrastrukturen spezialisiert, die diesen Herausforderungen gerecht werden, und bietet maßgeschneiderte Services und Lösungen an, von der Discovery und Beratung bis hin zu souveränen Bereitstellungsmodellen. 

3. Wenn Sie Standard- oder veraltete Cybersicherheitsmaßnahmen verwenden

Das Risiko: Wenn Sie sich auf minimale Cybersicherheit verlassen, nur um diesen Punkt auf ihrer Anforderungsliste abhaken zu können, bleiben Lücken im Schutz vor modernen Bedrohungen, ob durch Insider oder KI-gesteuert.

Beispiel: Das VoIP-System einer Stadtverwaltung verfügt nicht über eine Echtzeit-Anomalieerkennung. Cyberkriminelle starten an einem Feiertagswochenende einen Gebührenbetrug und tätigen nicht autorisierte Auslandsgespräche im sechsstelligen Kostenbereich, bevor die IT-Abteilung den Verstoß entdeckt.

Strategien zur Risikominimierung:

• Einführung eines Zero-Trust-Sicherheitskonzepts.
• Einsatz KI-gestützter Systeme zur Erkennung und Abwehr von Bedrohungen.
• Implementierung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und sicheren Authentifizierungsmethoden.
• Einsatz von Software-Sicherheitspraktiken wie sichere Programmierung, Patching und Schwachstellentests zur Schließung von Sicherheitslücken.

Wie Mitel hilft: Haben Sie Schwierigkeiten, die anspruchsvollen Anforderungen an Ausfallsicherheit und Compliance zu erfüllen und sich gleichzeitig vor fortgeschrittenen Bedrohungen zu schützen? Dann sollten Sie die Kommunikationslösungen mit gemischter Bereitstellung von Mitel in Betracht ziehen, darunter Mitel Secure Cloud, die für eine sichere Datenverarbeitung und -souveränität entwickelt wurden und die Compliance sowie einen robusten Schutz gewährleisten.

4. Wenn Sie Tage statt Stunden damit verbringen, Vorfälle zu diagnostizieren und zu beheben. 

Das Risiko: Manuelle Sicherheits- und Netzwerkmanagementprozesse sind oft zu langsam, was zu längeren Ausfallzeiten und einem höheren Risiko führt.

Beispiel: Im Contact Center einer großen Fluggesellschaft treten zeitweise Probleme mit der Sprachqualität auf. Ohne KI-gestützte Diagnose verbringen die Techniker:innen Tage damit, Protokolle manuell zu überprüfen, was die Lösung verzögert und dazu führt, dass während eines Wetterereignisses Tausende von Anrufen zur Umbuchung verpasst werden.

Strategien zur Risikominimierung:

• KI-gesteuerte Überwachung und automatisierte Tools zur Reaktion auf Vorfälle nutzen.
• Vorhersagen zur Fehlervermeidung treffen, bevor sie auftreten.
• Automatisierte Arbeitsabläufe für eine schnelle Wiederherstellung einrichten.
• Software-Assurance für Echtzeit-Diagnosen, proaktive Überwachung und schnellere Problemlösung integrieren. 

Wie Mitel hilft: Verzögerungen bei der Reaktion auf Vorfälle und Ausfallzeiten können den Betrieb stören. Mitels Lösungen, darunter Mitel Critical Event Management (CEM), helfen Organisationen, ihre Reaktionszeiten durch Automatisierung und Echtzeitüberwachung zu verbessern. CEM ermöglicht eine schnellere Lösung von Vorfällen und reduziert Ausfallzeiten.

5. Wenn Sie sich mit einem minimalen Sanierungsplan zufriedengeben

Das Risiko: Ein grundlegender Wiederherstellungsplan reicht nicht aus – ein Ausfall der Kommunikationsinfrastruktur kann schwerwiegende Folgen für den Ruf und die Finanzen haben. 

Beispiel: Ein multinationales Logistikunternehmen testet vierteljährlich seine Notfällpläne und Prozesse, konzentriert  sich dabei aber nur auf das grundlegende Failover. Wenn es zu einem ungeplanten Ausfall des Rechenzentrums kommt, kann das Voice-Failover nicht über globale Regionen hinweg umgeleitet werden, wodurch der Kundenservice über mehrere Zeitzonen hinweg unterbrochen wird.

Strategien zur Risikominimierung:

• Entwicklung einer Cloud-basierten Failover-Strategie.
• Implementierung einer Echtzeit-Datenreplikation über mehrere Regionen hinweg.
• Regelmäßige Tests und Verfeinerung von Verfahren zur Notfallwiederherstellung.

Wie Mitel hilft: Die Planung der Geschäftskontinuität und -wiederherstellung kann ohne die richtigen Lösungen eine Herausforderung darstellen. Mitel bietet resiliente Unified-Communication-Lösungen, die robuste Wiederherstellungspläne unterstützen und Kontinuitätsziele erfüllen. Unsere UC-Expertise hilft auch bei der Entwicklung maßgeschneiderter Verfahren zur Notfallwiederherstellung, um den besonderen Anforderungen einer anspruchsvollen Kommunikationsinfrastruktur gerecht zu werden.

6. Wenn Sie ein isoliertes Kommunikationsökosystem betreiben

Das Risiko: Unzusammenhängende und inkompatible Kommunikationssysteme schaffen Hindernisse für die Zusammenarbeit, behindern die betriebliche Effizienz und wirken sich negativ auf das Kundenerlebnis aus.

Beispiel: Ein Pharmaunternehmen verwendet separate Kommunikationsplattformen für die Teams in den Bereichen Forschung und Entwicklung, Fertigung und Vertrieb. Aufgrund fehlender Echtzeit-Integrationen wird eine kritische regulatorische Änderung nicht rechtzeitig kommuniziert, was zu Compliance-Verstößen führt.

Strategien zur Risikominimierung:

• Einführung einer einheitlichen Kommunikationsstrategie mit nahtloser Integration.
• Nutzung von APIs und Middleware für Interoperabilität.
• Standardisierung durch unternehmensweite Kollaborationsplattformen.

Wie Mitel hilft: Silos und Ineffizienzen in der Kommunikationslandschaft können die Teamarbeit und den Kundenservice behindern. Die Integrationsspezialisten von Mitel helfen Unternehmen, effektiver zu arbeiten, indem sie verschiedene Plattformen miteinander verbinden, Silos abbauen und die Zusammenarbeit verbessern.

7. Wenn Sie aufgrund einer unflexiblen Infrastruktur nicht skalieren können 

Das Risiko: Veraltete Kommunikationssysteme unterstützen möglicherweise keine schnelle Skalierung, was zu Ineffizienz und kostspieligen Migrationen führt. 

Beispiel: Ein wachsender Einzelhändler erwirbt mehrere regionale Ketten, hat jedoch Schwierigkeiten, ihre unterschiedlichen Telefonie- und Contact-Center-Plattformen zu konsolidieren. Das Fehlen einer einheitlichen Migrationsstrategie führt zu einem fragmentierten Kundenservice und hohen Betriebskosten.

Strategien zur Risikominimierung:

• Investition in skalierbare cloudbasierte Kommunikationslösungen.
• Einrichtung eines flexiblen Integrations-Blueprints für M&A-Szenarien.
• Standardisierung von Kommunikationsprotokollen, um eine nahtlose Erweiterung zu gewährleisten.

Wie Mitel hilft: Die Skalierung von Kommunikationssystemen kann bei älteren Plattformen schwierig sein. Mitel unterstützt Unternehmen bei der Lösung dieser Probleme mit Cloud-basierten Lösungen, die mit dem Unternehmen wachsen. Durch die Standardisierung von Kommunikationsmethoden erleichtert Mitel die Expansion, senkt die Kosten und verbessert den Kundenservice.

8. Wenn Ihre Standorte und Mitarbeitende unterschiedliche Kommunikationsmittel verwenden

Das Risiko: Die Verwendung unterschiedlicher Kommunikationsmittel in verschiedenen Teams, Regionen oder Geschäftsbereichen kann zu Ineffizienz, höheren Kosten und Frustration bei Mitarbeitenden und Kunden führen.

Beispiel: Ein globaler Hersteller betreibt in einigen Regionen lokale Telefonanlagen, in anderen Cloud-UC und in abgelegenen Werken veraltete analoge Systeme. Diese heterogene Systemlandschaft führt zu einer fragmentierten Benutzererfahrung, hohen Wartungskosten und uneinheitlichen Sicherheitsrichtlinien.

Strategien zur Risikominimierung:

• Standardisierung von Kommunikationswerkzeugen und -richtlinien an allen Standorten.
• Implementierung einer föderierten Kommunikationslandschaft mit mehrsprachigem und regionalem Compliance-Support.
• Sicherstellung der Netzwerk- und Leistungsoptimierung für Remote-Teams. 

Wie Mitel hilft: Mitel vereinheitlicht die Kommunikationslandschaft über Teams und Standorte hinweg. So wird sichergestellt, dass Mitarbeitende effektiv zusammenarbeiten können, unabhängig davon, wo sie sich befinden, und gleichzeitig die regionalen und branchenspezifischen Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

9. Wenn Sie moderne Kommunikation als Verpflichtung statt als Strategie betrachten 

Das Risiko: Die Kommunikationstechnologie sollte sich mit den geschäftlichen Prioritäten weiterentwickeln – wenn sie nicht mit den Bemühungen um die digitale Transformation in Einklang gebracht wird, kann dies die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen.

Beispiel: Ein nationaler Versicherungsanbieter implementiert KI-gestützte Chatbots für den Kundenservice, integriert diese jedoch nicht in seine bestehende UCaaS-Plattform. Infolgedessen bleiben Kundenanrufe und digitale Anfragen getrennt, was zu Ineffizienz und einer schlechten Kundenerfahrung führt.

Strategien zur Risikominimierung:

• Integration von Kommunikationswerkzeugen in umfassendere Automatisierungsstrategien.
• Eine nahtlose Kompatibilität mit KI-, Analyse- und Cloud-Transformationsinitiativen.
• Kontinuierliche Überprüfung der Technologie-Roadmaps, um sie an die sich ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen.
• Nutzung von Software-Assurance, um Integrationen zu validieren, die Leistung zu optimieren und die Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

Wie Mitel hilft: Mit Unterstützung unseres Professional Services-Teams und unseres umfangreichen Partnernetzwerks helfen wir Unternehmen bei der Integration von KI, Automatisierung und Analytik, um die Kommunikation von einer betrieblichen Notwendigkeit in einen strategischen Faktor zu verwandeln. Unsere flexiblen Bereitstellungsoptionen – einschließlich UCaaS-, Hybrid- und On-Premises-Lösungen – stellen sicher, dass Ihre Kommunikationsinfrastruktur mit Ihrer digitalen Strategie übereinstimmt, anstatt sie einzuschränken.

10. Wenn Sie die Nutzungsdaten der Kommunikationsmittel nicht überprüfen

Das Risiko: Selbst die beste Kommunikationstechnologie versagt, wenn die Mitarbeitenden sie nicht nutzen. Ohne ein angemessenes Change Management führt der Widerstand gegen neue Tools zu Ineffizienz, verschwendeten Investitionen und schlechter Zusammenarbeit.

Beispiel: Ein Krankenhaussystem führt eine sichere Messaging-App ein, um Pager zu ersetzen, bezieht jedoch die Ärzte nicht in die Bereitstellungsstrategie ein. Die Einführung stockt, da das Personal für dringende Mitteilungen auf private Telefone zurückgreift, was zu Compliance-Risiken führt.

Strategien zur Risikominimierung:

• Implementierung strukturierter Programme zum Change Management.
• Bereitstellung umfassender Schulungen und fortlaufender Unterstützung.
• Einholen von Feedback und Weiterentwicklung von Bereitstellungsstrategien, um die Akzeptanz zu maximieren. 

Wie Mitel hilft: Die Einführung neuer Kommunikationstools kann kompliziert sein. Mitel unterstützt Mitarbeitende bei der Umstellung durch Schulungen, Support und Anwendungsberatung. Teams können die Umstellung auch in ihrem eigenen Tempo vornehmen, indem sie vertraute Systeme verwenden und nach und nach neue Funktionen hinzufügen.

Durch die Erkennung und proaktive Bewältigung dieser unternehmensweiten Risiken können Organisationen eine belastbare, skalierbare und zukunftssichere Kommunikationsinfrastruktur aufbauen. Wenn Sie heute in die richtigen Strategien investieren, sichern Sie den Betrieb, die Sicherheit und die Konnektivität Ihrer Organisation für morgen. 

Warten Sie nicht, bis eine Krise Ihre Kommunikationsresilienz auf die Probe stellt. Nutzen Sie die Beratungsdienste von Mitel, um Ihre Kommunikationslandschaft zu prüfen und an Ihre Anforderungen und Anwendungsfälle anzupassen. Als zuverlässiger UC-Experte können wir Ihnen helfen, Schwachstellen proaktiv zu erkennen und robuste Lösungen zu implementieren, um Ihre Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Minimieren Sie Kommunikationsrisiken. Kontaktieren Sie Mitel noch heute.