Wenn Unternehmen ihren Bedarf an Tools für Unified Communications & Collaboration beurteilen, denken sie oft über Möglichkeiten nach, wie sie die Kommunikation in ihren internen Geschäftsabläufen verbessern können, d. h. wie ihre Mitarbeiter mithilfe von Tools für Messaging, Sprach- und Videokommunikation effizienter miteinander arbeiten können. Was geschieht jedoch, wenn Sie gemeinsam mit externen Kunden, Organisationen und Anbietern an einem Projekt arbeiten müssen? Eine Geschäftsreise für eine persönliche Besprechung vor Ort ist in vielen Fällen zu teuer. Auch mit Telefonanrufen und E-Mails werden Sie bei der Kommunikation zu einem Forschungsprojekt, der Ausschreibung für einen neuen Auftrag oder der Lösung eines komplexen Problems irgendwann an Ihre Grenzen stoßen.
Um diese Herausforderung zu bewältigen, greifen viele Unternehmen auf ihre eigenen internen Tools zur Zusammenarbeit zurück, in der Hoffnung, dass ihre Ansprechpartner sie ebenfalls benutzen. Angesichts der Vielzahl unterschiedlicher Tools zur Zusammenarbeit, die aktuell auf dem Markt erhältlich sind, kann sich die Zusammenarbeit über die physischen Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus jedoch schnell als schwierig erweisen. Glücklicherweise gibt es einige äußerst leistungsstarke Möglichkeiten, um diesen Prozess zu straffen und den Fokus Ihres Teams auf die Lösung des anstehenden Problems oder das Erreichen des Geschäftsabschlusses zu lenken, ohne sich mit unzähligen verschiedenen Anwendungen zur Zusammenarbeit herumschlagen zu müssen.
Schuster, bleib bei deinen Leisten.
Einige Unternehmen entscheiden sich bewusst für mehrere unterschiedliche Tools zur Zusammenarbeit, um den fortwährenden Kontakt mit Kunden oder externen Kollegen zu gewährleisten. Die deutlich bessere Wahl wäre jedoch ein einziges Tool zur Zusammenarbeit, mit dem Sie in der Lage sind, beides zu meistern. Bei einem Tool, das die Zusammenarbeit mit internen und externen Kontakten ermöglicht, erübrigen sich das Jonglieren mit mehreren Anwendungen, unnötige Investitionen oder Fragen nach der richtigen Anwendung für eine bestimmte Aufgabe.
Anstatt also sinnlos „Bäumchen wechsle dich“ zu spielen, suchen strategisch denkende Unternehmen nach einem Tool für Unified Communications, das die Integration anderer Kommunikationsanwendungen ohne großen Aufwand für die Benutzer ermöglicht. Mit dem richtigen Tool zur Zusammenarbeit kann ihr Team innerhalb des eigenen Systems plattformübergreifend kommunizieren, ohne die Benutzer zum Wechseln zwischen mehreren Anwendungen zu zwingen.
Sie verwenden MiCollab, Ihr externer Ansprechpartner aber Skype for Business? Kein Problem!
Mit dem richtigen Kommunikationstool müssen Sie sich nicht länger Gedanken darüber machen, welches System jeder Kunde, Partner oder am Projekt Beteiligte verwendet. Durch die Verwendung eines als Knotenpunkt einsetzbaren Tools wie MiCollab können Benutzer stattdessen unabhängig von der jeweiligen Plattform direkt miteinander in Kontakt treten.
Mit einem solchen Knotenpunkt kann ein Mitarbeiter z. B. eine Chat-Nachricht in MiCollab an den Kollegen in einer anderen Organisation senden, der die Nachricht in seiner eigenen Skype for Business Anwendung erhält und beantworten kann. Sie benötigen also unbedingt ein Tool zur Zusammenarbeit, das im Verbund mit den Anwendungen vieler verschiedener Anbieter verwendet werden kann, damit Ihre Benutzer keine Zeit mehr mit erfolglosen Kontaktversuchen vergeuden.
Doch wie sieht es mit anderen Aspekten der Zusammenarbeit aus?
Die Möglichkeit, Chat-Nachrichten plattformübergreifend zu senden und zu erhalten, ist nicht das Einzige, was Ihr Team für die Zusammenarbeit mit Partnern außerhalb Ihrer Organisation benötigt. Für die projektbasierte Zusammenarbeit ist es notwendig, Dokumente austauschen, asynchron kommunizieren und innerhalb der Gruppe jederzeit auf alle Inhalte zugreifen zu können, ohne dass Ihr E-Mail-Postfach überquillt. Das führt zu zusätzlichen Schwierigkeiten beim Management von Projekten mit externen Beteiligten. Schließlich werden Sie kaum Zugriff auf dieselben internen Speichersysteme haben.
Mit der richtigen Chat-Anwendung können Sie externe Beteiligte über eine zentrale Schnittstelle in die Zusammenarbeit einbinden, um mit ihnen Dateien auszutauschen und per Audio- und Videokonferenz zu kommunizieren. Einige Anwendungen wie MiTeam bieten sogar die Möglichkeit, Aufgabenlisten und Zeitpläne zu erstellen, um den Fortschritt Ihres Projekts jederzeit im Blick zu behalten.
Was kommt als Nächstes?
In Zukunft werden Unternehmen – nicht nur interne Abteilungen – über ihre physischen Grenzen hinweg nahtlos miteinander kommunizieren können. Darum ist jetzt die Zeit gekommen, sich darüber Gedanken zu machen, wie Ihr Unternehmen mit externen Kunden, Anbietern und Kollegen interagiert. Ermöglichen Ihre Kommunikationstools eine nahtlose, effiziente Zusammenarbeit mit sowohl internen als auch externen Beteiligten? Das sollten sie zumindest.