In Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt sind Räume, die einst gefüllt waren mit langen Kabeln, schwarzen Kisten und blinkenden Lichtern, heute wie leer gefegt. Übrig geblieben sind lediglich ein einsamer verstaubter Telefonkasten oder eine vergessene Klemmleiste, möglicherweise auch ein Kickertisch, an dem die IT-Mitarbeiter Dampf ablassen können.
Der Grund für diese drastische Veränderung ist die Cloud – oder genauer gesagt die in der Cloud gehostete Kommunikation – welche die IT-Landschaft vollkommen auf den Kopf gestellt hat. Einige IT-Verantwortliche haben den Sprung in die Cloud bereits vollzogen. Andere arbeiten auf den künftigen Wechsel zu gehosteten Kommunikationsanlagen hin. Und wiederum andere halten weiterhin an einer on-site bereitgestellten Kommunikationsanlage fest, sei es auf eigenen Wunsch oder aus Notwendigkeit.
Im Folgenden erfahren Sie, warum einige IT-Verantwortliche sich auf Einkaufstour nach Kickertischen für die nun verwaisten Serverräume begeben, während andere noch Kabelsalat entwirren und blinkende Lichter beobachten. Zudem werden für jede Bereitstellungsmethode die Anwendungsfälle erläutert, in denen sie tatsächlich sinnvoll ist.
Gehostete gegenüber on-site bereitgestellten Kommunikationsanlagen – Kostenplanung
Wie sollen wir das nur bezahlen? Diese Frage stellt sich sicherlich jeder IT-Verantwortliche. Angesichts schrumpfender Budgets und steigender Ansprüche an die IT-Abteilungen lässt sich diese Frage von Jahr zu Jahr immer schwerer beantworten.
Bei on-site bereitgestellten Kommunikationsanlagen für die Geschäftskommunikation können IT-Verantwortliche im Laufe der Jahre häufig Ersparnisse bei den Unterhaltskosten für das Kommunikationssystem realisieren, sofern keine Hardwarekomponenten ausgetauscht oder größere Softwareaktualisierungen vorgenommen werden müssen. Sie haben das Telefonsystem gekauft. Und das System arbeitet so, wie es soll.
Unvorhergesehene Kostenexplosionen, wenn Aktualisierungen, ein Austausch oder eine Erweiterung notwendig sind, können IT-Verantwortliche jedoch kalt erwischen. Je größer das Unternehmen, desto größer die Kosten. So sehr sie sich auch bemühen, für eine künftige Hardwareaufrüstung der Kommunikationsanlage vorzusorgen, die Austauschintervalle werden zunehmend kürzer und neue Funktionen und Technologien schießen wie Pilze aus dem Boden.
On-site bereitgestellte TK-Server können einfach den Betrieb einstellen und scheren sich dabei nicht darum, ob die IT-Abteilung über das nötige Budget für einen Austausch verfügt. Zudem kann die Aktualisierung eines integrierten Systems zu unerwarteten Kompatibilitätsproblemen führen, die eine ungeplante Aufrüstung damit verbundener Systeme notwendig machen.
Selbst ein plötzliches Unternehmenswachstum kann verheerende Auswirkungen auf das Budget einer IT-Abteilung haben, die eigentlich mit einer niedrigeren Systemauslastung gerechnet hatte. Die Kosten für Hardware, die erweitert, ausgetauscht oder aufgerüstet werden muss, sind bei on-site bereitgestellten Kommunikationsanlagen einfach nicht skalierbar. Stattdessen werden enorme Summen auf einen Schlag fällig.
Einige IT-Verantwortliche bevorzugen daher die relativ vorhersehbaren Kosten einer in der Cloud gehosteten Kommunikationsanlage. Die meisten Anbieter für cloudbasierte Kommunikationslösungen berechnen die Gebühren auf Grundlage von Benutzern pro Monat, Quartal oder Jahr. Unternehmen, die cloudbasierte Systeme nutzen, werden zwar im Gegensatz zu Unternehmen mit on-site bereitgestellten Systemen keine ausgabenfreien Phasen erleben, dafür werden sie jedoch auch nicht von unvorhergesehenen Kostenexplosionen gebeutelt.
Das Unternehmen wächst? Gehostete Kommunikationsanlagen sind mit dem Unternehmenswachstum skalierbar – und zwar ohne ungünstige Sprünge, die einerseits von Zeiten mit knappen Ressourcen und andererseits von Zeiten mit ungenutzten Kapazitäten begleitet werden.
Gehostete gegenüber on-site bereitgestellten Kommunikationsanlagen – Austausch, Erweiterung und Aufrüstung
Ganz im Sinne des Moore'schen Gesetzes entwickelt sich die Technik mit exponentieller Geschwindigkeit weiter. Auch Systeme für die Geschäftskommunikation sind nicht dagegen gefeit.
Bei on-site bereitgestellten Kommunikationsanlagen wissen die IT-Verantwortlichen, dass sie regelmäßig den Austausch bestimmter Komponenten einplanen müssen, um mit den sich weiterentwickelnden Branchenstandards Schritt halten zu können.
Sie sind sich ebenfalls darüber im Klaren, dass sie manchmal – selbst wenn sie mit älterer Systemhardware durchkommen sollten – aufgrund von Anforderungen und Kompatibilitätsproblemen neuerer Software gezwungen sein werden, ein Upgrade oder einen Austausch früher als erwartet durchzuführen. Es sind diese unerwarteten Ereignisse, die den IT-Verantwortlichen bei der Umsetzung ihrer proaktiven Projektstrategien Steine in den Weg legen.
IT-Verantwortliche, die sich für in der Cloud gehostete Kommunikationsanlagen erwärmen, wissen es zu schätzen, dass ihre Hardware mit dieser Bereitstellungsmethode niemals veraltet sein wird und niemals ausgetauscht werden muss. Ebenso erübrigt sich die regelmäßige Entsorgung der veralteten Technik.
Softwareaktualisierungen sind inklusive und mit den meisten cloudbasierten Kommunikationssystemen kompatibel. Und zur Erweiterung der Funktionalität werden regelmäßig neue Anwendungen hinzugefügt. Auch die Skalierung ihrer Telefonsysteme im Einklang mit dem Wachstum des Unternehmens ist so einfach wie das Hinzufügen einer Benutzerlizenz – keine komplizierten Ratespiele bezüglich des künftigen Kapazitätsbedarfs oder improvisierte, provisorische Fehlerkorrekturen mehr. Keine ungenutzte Kapazität.
Umsetzen eines BYOD-Konzepts mithilfe Ihrer TK-Lösung
Mit der steigenden Vielfalt flexibler Arbeitsweisen und immer leistungsstärkerer Elektronik, die der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung steht, beharren die Benutzer zunehmend auf der Nutzung eigener Geräte. Und je höher ihre Erwartungen, desto stärker ist der Druck, dem sich die IT-Abteilungen gegenüber sehen, um diesen Erwartungen gerecht zu werden.
Es ist bereits schwierig genug, den Konjunkturzyklen folgen zu können. Doch das ist nichts im Vergleich dazu, mit der Geschwindigkeit Schritt zu halten, mit der Verbraucherprodukte weiterentwickelt werden. Nach Angaben der US-Umweltschutzbehörde EPA beträgt die durchschnittliche Lebensdauer eines Mobiltelefons in den USA nur noch 18 Monate.
On-site bereitgestellte Kommunikationsanlagen können die mit diesen rasanten Neuentwicklungen verbundenen Herausforderungen möglicherweise nur schwer meistern. Dies gilt insbesondere dann, wenn neue Standards für Mobilgeräte und Tablets Aktualisierungen der Software oder Hardware erforderlich machen (oder das Unternehmen entscheidet, bestimmte mitarbeitereigene Geräte nicht zu unterstützen).
Ein cleverer Anbieter für cloudbasierte Kommunikation kann dagegen Ressourcen aller seiner Abonnenten bündeln, um häufige Kompatibilitätsanfragen zu bewältigen, wie z. B. Unterstützung für Mobilgeräte und Tablets. Aktualisierungen der Software können problemlos durchgeführt und automatisch an alle bedienten Unternehmen gesendet werden. Aus diesem Grund entscheiden sich viele IT-Verantwortliche in Unternehmen, die ihren Mitarbeitern das Mitbringen und Nutzen privater Geräte gestatten, für in der Cloud gehostete Kommunikationsanlagen.
Integrieren des Telefonsystems an mehreren Standorten
Das Verwalten und Lenken der Kommunikation ist in Unternehmen bereits an einem Standort eine Herausforderung. Bei mehreren Standorten, die in der Regel miteinander kommunizieren und interagieren müssen, damit die Geschäftstätigkeit gewährleistet ist, ist diese Aufgabe jedoch kaum noch zu meistern.
IT-Verantwortliche, die für die Verwaltung mehrerer Standorte auf on-site bereitgestellte Kommunikationsanlagen setzen, sind mit dem Umstand konfrontiert, dass an verschiedenen Standorten unabhängig voneinander agierende Systeme verschiedenen Alters mit unterschiedlichen Funktionen genutzt werden. Möglicherweise stammen die Systeme nicht einmal vom gleichen Anbieter. Die Funktionalität ist aufgrund von Interoperabilitätsproblemen eingeschränkt. Die Produktivität sinkt wegen ineffizienter Kommunikation. Alle Standorte auf einen Nenner zu bringen, scheint eine schier unlösbare Aufgabe zu sein.
Aus diesem Grund machen sich heute viele IT-Verantwortliche die Einheitlichkeit zu Nutze, die durch gehostete Telefonsysteme ermöglicht wird. Sie profitieren von standardisierten Funktionen und einer vollständigen Interoperabilität an allen Standorten. Selbst Aktualisierungen werden – sofern überhaupt erforderlich – überall zur gleichen Zeit durchgeführt. Wartungsarbeiten werden an den Anbieter der gehosteten Kommunikationsanlage ausgelagert, und es sind deutlich weniger Ressourcen notwendig, um die Systeme im Unternehmen zu verstehen und zu bedienen. Darüber hinaus kann die Effizienz gesteigert werden, indem Prozesse und Verfahren standardisiert werden.
Für IT-Verantwortliche, deren Telefonsysteme an verschiedenen Standorten oder gar Gruppen von Standorten miteinander kommunizieren und interagieren müssen, sind in der Cloud gehostete Kommunikationsanlagen wesentlich einfacher zu implementieren und zu warten.
In einigen Fällen werden cloudbasierte Systeme sogar im Rahmen eines größeren hybriden Cloud-Kommunikationssystems zunächst nur an einem Standort eingeführt, um dann nach und nach auch mit den restlichen Standorten in die Cloud zu wechseln, wenn die dortigen on-site bereitgestellten Kommunikationsanlagen das Ende ihrer Lebensdauer erreichen. Dieser clevere, abgestufte Ansatz für die Migration des Telefonsystems findet zunehmend Anklang bei Unternehmen, die nicht sofort mit allen Systemen in die Cloud wechseln möchten.
Gehostete gegenüber on-site bereitgestellten Kommunikationsanlagen – Unterschiede im Personalbedarf
Bei einer lokalen Bereitstellung setzen die IT-Verantwortlichen für die Wartung des Business-Telefonsystems auf eigenes Personal. Dazu werden aus einem Talentpool Mitarbeiter angeworben, die über unterschiedliche Kompetenzstufen und technische Kenntnisse zu ihren jeweiligen Kommunikationsplattformen verfügen.
Diese Mitarbeiter können krank werden, Dinge vergessen, wegen neuer beruflicher Chancen kündigen oder einfach die Erwartungen nicht erfüllen. Möglicherweise sind sie auch für andere IT-relevante Aufgaben zuständig, die vor Problembehebungen oder Verbesserungen an der Kommunikationsanlage Vorrang haben.
Bei gehosteten Telefonsystemen müssen sich die IT-Verantwortlichen lediglich um die regelmäßige Begleichung der Rechnungen kümmern. Für den Betrieb und die Wartung der Kommunikationsanlage ist allein der Dienstanbieter verantwortlich.
Unvorhergesehene Ausfälle? Das Problem des Dienstanbieters. Umfangreiche Softwareaktualisierungen? Ebenfalls. Probleme mit der Interoperabilität? Der Dienstanbieter hat sich darum zu kümmern. Er ist der Experte für die von ihm bereitgestellten Telefonsysteme, schließlich ist das seine einzige Aufgabe. Und in dem unwahrscheinlichen Fall, dass doch einmal ein Problem auftritt, muss er als Einziger dafür geradestehen.
Bewahren der Verfügbarkeit und Kontinuität des Telefonsystems
Ein IT-System ist nur so stark wie seine schwächste Verbindung. Und Business-Telefonsysteme bestehen aus einer Menge von Verbindungen – zu Benutzern, Administratoren und anderen Systemen.
Viele IT-Verantwortliche fühlen sich wohler, wenn sich die zu verwaltende Hardware ganz in ihrer Nähe befindet. Es ist ja auch recht bequem, bei Problemen einfach den Gang hinunter zum Serverschrank zu laufen, nicht wahr? Ein solches System ist an sich auch recht stabil. Allerdings können on-site bereitgestellte Kommunikationsanlagen auch von Ereignissen abhängen, die sich der Kontrolle des Unternehmens entziehen. Dazu gehören ein Stromausfall im öffentlichen Netz, ein Ausfall der Internetverbindung oder ein gigantischer Wirbelsturm, der auf das Gebäude zurast.
Wenn ein Unternehmen im gleichen Umfang Vorsichtsmaßnahmen trifft wie ein Tier-4-Rechenzentrum, um die Verfügbarkeit und Kontinuität seiner Dienste zu gewährleisten, sollte sein Telefonsystem unzähligen potentiellen Bedrohungen standhalten können. Die meisten Unternehmen treffen jedoch keine Vorkehrungen wie die doppelte Absicherung von Kühlsystemen, die Nutzung von mehreren unabhängigen Verteilungspfaden oder den Unterhalt von fehlertoleranten Standortinfrastrukturen.
Für diese Unternehmen bietet ein gehostetes Telefonsystem das Maß an Zuverlässigkeit und Redundanz, das auf Standortebene mit einer on-site bereitgestellten Kommunikationsanlage nur schwierig und unter hohem Kosteneinsatz zu erreichen ist.
Diese Zuverlässigkeit ist inhärenter Bestandteil aller cloudbasierten Systeme, sodass keine Ressourcen dafür aufgewendet werden müssen, das System hinsichtlich der verschiedenen Service Levels im Auge zu behalten. Keine Katastrophenstimmung mehr, wenn ein Server ausfällt und die Geschäftstätigkeit zum Erliegen kommt. Die Cloud steht niemals still.
Gehostete gegenüber on-site bereitgestellten Kommunikationsanlagen – Wiederherstellung in Notfallsituationen
Naturkatastrophen gehören wohl zu den schlimmsten Ereignissen, die einem Telefonsystem zustoßen können. Zudem sind es die Ereignisse, die wahrscheinlich am wenigsten vorhersehbar sind. Kein Wunder also, dass jedes Jahr unzählige Bücher, Anleitungen und Kurse zur Notfallwiederherstellung veröffentlicht werden.
Die Notfallwiederherstellung gehört zu den Bereichen, in denen on-site bereitgestellte Kommunikationsanlagen einfach nicht mithalten können. Wenn das Unternehmensgebäude betroffen ist, kann die darin befindliche Hardware des Telefonsystems so schwer beschädigt werden, dass sie nicht mehr repariert werden kann. Die Investitionen des Unternehmens können buchstäblich Stück für Stück den Bach heruntergehen. Systemeinstellungen, Einrichtung, Konfiguration – alles verloren. Das Unternehmen muss komplett von vorne beginnen. Das erfordert nicht nur sehr viel Zeit, sondern auch Geld.
Mit einer gehosteten Kommunikationsanlage können Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit jedoch einfach von einem anderen Standort aus – oder von zuhause – fortsetzen, fast als wäre nie etwas geschehen. Das gesamte Setup des Unternehmens befindet sich noch in der Cloud und wartet nur auf eine erneute Anmeldung. Alle vorherigen Einstellungen sind noch vorhanden.
Neben den Ersparnissen beim Austausch von Hardware wissen viele IT-Verantwortliche gehostete Kommunikationsanlagen auch deshalb zu schätzen, weil mit ihnen der Verlust von Einnahmen bei einer Naturkatastrophe minimiert werden kann. Das liegt daran, dass die Zeit bis zur Wiederherstellung der normalen Geschäftstätigkeit bei einem cloudbasierten Telefonsystem in der Regel deutlich kürzer ist als bei einer on-site bereitgestellten Kommunikationsanlage. Wenn die Einnahmen des Unternehmens in hohem Maße von der Geschäftskommunikation abhängen, ist die Minimierung von Ausfallzeiten ein entscheidender Faktor.
Das Spiel geht weiter
IT-Verantwortliche sind clever. Ihre Aufgabe besteht darin, die Technologie zu finden, die sich am besten für ihr Unternehmen eignet. Einige sind aufgrund ihrer Anforderungen auf on-site bereitgestellte Kommunikationsanlagen angewiesen. Andere entscheiden sich für gehostete Cloud-Telefonsysteme, die neue Möglichkeiten eröffnen und Platz sparen. Wie immer die Entscheidung auch ausfallen mag, es müssen stets verschiedene technische und finanzielle Hürden genommen werden, damit Technik effizient und kosteneffektiv eingesetzt werden kann.
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