D’après une récente étude, la part du télétravail a augmenté de 44 % au cours des cinq dernières années et de 90 % au cours des dix dernières années. Sans surprise, le nombre d’équipes travaillant à distance est en hausse. Elles sont présentes au sein de presque tous les types d’entreprises, bien qu’il n’y en ait pas deux pareilles. Certaines entreprises disposent de bureaux un peu partout dans le monde. Leurs équipes collaborent sur plusieurs fuseaux horaires, par-delà les océans. Au sein d’autres entreprises, les membres de l’équipe peuvent partager un bureau physique même si les membres de cette dernière sont constamment « en déplacement », jonglant entre des réunions avec les clients, des appels professionnels et des engagements personnels. Dans ces conditions, il n’est pas toujours évident de savoir comment travailler en équipe efficacement.
Même si les situations diffèrent, les problèmes restent les mêmes. La diminution des rencontres en personne et du temps passé en face à face exposent les entreprises à un ralentissement de leurs processus décisionnels et à une chute de leur productivité.
C’est pourquoi tous les responsables d’une équipe virtuelle font face à une question simple : comment maintenir une bonne productivité en l’absence d’interactions ? Dans une récente étude sur la productivité sur le lieu de travail et les technologies de communication, un tiers des sondés déclaraient qu’une meilleure communication avec les équipes disséminées dans le monde entier pouvait augmenter leur productivité personnelle à hauteur de 15 %.
Par exemple, la technologie cloud peut aider les membres de l’équipe à jongler plus facilement entre toutes leurs obligations. Portative et polyvalente, une solution de téléphonie d’entreprise sur le cloud telle que MiCloud Flex permet aux membres de l’équipe d’avoir accès à des outils collaboratifs puissants, comme les espaces de travail partagés et le webchat. Les équipes virtuelles n’ont plus à s’inquiéter des manques de communication ou des délais non respectés. Ainsi, ils collaborent entre eux plus facilement et peuvent prendre des décisions plus rapidement.
Si vous recherchez des moyens pour mieux travailler en équipe et accroître la productivité de votre équipe virtuelle, considérez ces quatre conseils. Ils vous aideront à améliorer vos communications et votre collaboration grâce à un système de téléphonie professionnel sur le cloud :
1. Imiter les rencontres en personne grâce à la vidéo.
Pour plus de la moitié des personnes ayant répondu à cette enquête, les rencontres en personne constituent le moyen de communication le plus efficace. Bien que ce ne soit pas une option pour les équipes virtuelles, un système de téléphonie d’entreprise basé sur le cloud, avec un système professionnel pour la visioconférence, permet d’atteindre le même objectif en reproduisant le plus fidèlement possible les rencontres physiques. Votre équipe sera tout aussi productive que si chaque membre la composant était assis dans la même pièce. Toutefois, les employés doivent pouvoir accéder aux vidéos depuis n’importe quel environnement : ordinateur, salle de réunion et, surtout, smartphone. Sans cela, comment garantir que tout le monde sera en mesure de participer à tout moment, quel que soit l’endroit ou le dispositif utilisé ?
Par le passé, les réfractaires à la visioconférence étaient nombreux, notamment à cause des difficultés de navigation rencontrées et de la piètre qualité des images. Les problèmes techniques faisaient perdre du temps. Toutefois, la technologie de téléphonie professionnelle sur le cloud a évolué. Elle est aujourd’hui bien plus facile à utiliser. Par exemple, grâce aux outils actuels, un seul clic suffit pour rejoindre votre visioconférence. Des fonctionnalités comme le partage d’écran et le suivi de l’ordre du jour facilitent le bon déroulement des réunions, sans accrocs et sans dévier du programme. Avec un fournisseur fiable comme Mitel, vous profitez d’une connexion fiable et sécurisée qui permet à votre équipe de rester concentrée, sans perdre son temps en bricolage technique.
2. Transformer les espaces de travail partagés en centres de productivité virtuels.
70 % des personnes interrogées dans le cadre de l’étude considèrent que les espaces de travail partagés en ligne constituent un moyen de communication efficace. Un espace de travail collaboratif en ligne permet aux équipes d’échanger des idées sur un projet ou un sujet spécifique en ayant accès à de nombreuses méthodes de communication, comme la messagerie, le téléphone et la vidéo. Toutes sont intégrées dans une même interface. Dans cet espace en ligne, peu importe que vous travailliez depuis chez vous, que vous soyez en déplacement professionnel à Londres ou en vacances dans une maison de plage avec votre famille. Chaque membre de votre équipe dispose d’un accès immédiat aux dernières mises à jour relatives au projet et peut rester informé où qu’il soit. Les membres de l’équipe peuvent créer et attribuer des tâches, partager des fichiers et, même transformer une conversation en ligne en conférence en quelques secondes.
Un tableau de bord personnel comme celui fourni avec la solution Mitel MiTeam Meetings permet d’afficher en temps réel des objets sur lesquels vous souhaitez attirer l’attention, ce qui aide à faire avancer les projets et discussions. Comment bien travailler en équipe à distance ? Dites adieu aux chaînes d’e-mails sans fin et arrêtez les recherches pour déterrer les réponses archivées dans votre boîte de réception.
3. Maintenir le dialogue grâce aux applications Web, PC et mobile.
Si vos employés ne peuvent pas communiquer avec vous, ils ne seront pas productifs. Un système de téléphonie d’entreprise sur le cloud offre des fonctionnalités PBX telles que la transcription de boîte vocale, le renvoi automatique des appels et le transfert d’appels. Mais ce n’est pas tout : il ouvre également des options et permet de mieux travailler en équipe. Profitez d’une expérience fluide depuis n’importe quel dispositif grâce aux softphones, aux téléphones IP fixes et à la prise en charge des applications mobiles sur Windows, Mac, Android et iOS, sans oublier l’intégration de Siri et les fonctionnalités Bluetooth.
4. Optimiser la gestion de projet virtuelle grâce aux outils collaboratifs.
Lorsque les membres de votre équipe sont répartis dans le monde entier, mener un projet à son terme peut paraître insurmontable. Les tableaux de bord personnels et les espaces de travail partagés facilitent évidemment la gestion de projet, mais d’autres outils collaboratifs en ligne méritent d’être mentionnés.
La synchronisation des conversations sur tous les appareils permet aux membres et aux responsables d’équipe de ne jamais perdre le fil. La capacité de stockage et d’archivage des données par projet, sujet ou responsable permet d’organiser et de trouver facilement des réponses lorsque la mémoire humaine fait défaut. Vous avez une question urgente ? La visiocoférence et l’audioconférence ad hoc permettent d’entrer instantanément en contact avec la bonne personne. Les sessions de chat privées et en groupe permettent d’avoir des conversations privées ou des conversations de groupe si besoin. La suite d’outils collaboratifs disponible vous permet de gérer du début à la fin un projet, et ce, en un temps record.
Les équipes virtuelles présentent des défis uniques. Les éléments peuvent être dispersés sur plusieurs fuseaux horaires et sur de nombreux appareils. Éliminez les faux contacts grâce à des lignes de communication ouvertes en continu. Un système de téléphonie sur le cloud professionnel, tel que MiCloud Flex, offre des outils collaboratifs puissants à votre équipe virtuelle. Accomplir plus en moins de temps : la définition même d’une productivité accrue.