Nous avons tous vécu une réunion frustrante : aucune organisation, pas d’ordre du jour et bien trop de participants (à la fois dans la pièce et au téléphone). Une fois celle-ci terminée, vous avez l’impression d’avoir perdu une heure de votre vie. Faire une conférence téléphonique n’est pas toujours simple.
Pour les employés distants, c’est encore pire. Comme ils sont absents de la table de réunion, ils ratent les signes non verbaux et les conversations parallèles. Les participants autour de la table oublient souvent la personne qui se trouve de l’autre côté du haut-parleur. Il n’est pas étonnant que certains fassent plusieurs choses en même temps pendant les conférences téléphoniques.
Seulement, vous avez besoin de la participation active de vos télétravailleurs. Vous avez besoin des informations, connaissances et retours de chacun. Imaginez le directeur commercial d’un autre pays, à même de partager les retours de ses clients. Ou un franchisé qui a identifié des problèmes avec l'un des nouveaux points de vente.
Afin que vos collègues à distance se sentent connectés et estimés, voici 16 moyens à mettre en œuvre pour renforcer la téléprésence.
1. Axer le système sur la mobilité.
Pour changer cette dynamique, commencez par équiper vos employés en télétravail des bons outils. Ils doivent pouvoir participer aux réunions depuis n’importe quel support (smartphone, tablette, ordinateur) et n’importe quel système d’exploitation. Un système de téléphonie cloud, comme MiCloud Flex, permet de rejoindre la salle de réunion en un clic et facilite la collaboration avec les collègues. Organiser une réunion à distance devient d’autant plus facile.
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2. Assurer une bonne connexion.
Rien n’est plus agaçant qu’une connexion instable ou faible, qui rend les échanges difficiles. Un téléphone cloud est une plateforme téléphonique utilisant la transmission vocale via Internet (VoIP, de l’anglais "Voice over IP"). Cette plateforme permet à vos collègues travaillant à distance de participer à n’importe quelle conférence téléphonique en un clic via Internet, et ce, depuis n’importe quel dispositif.
3. Définir un ordre du jour clair.
Nous l’avons dit plusieurs fois et nous le répétons. Il est très important de publier l’ordre du jour plusieurs jours avant la réunion. Choisissez une solution de communications unifiées dotée d’une fonctionnalité « ordre du jour » intégrée, à même de transmettre le déroulé de la réunion en même temps que l’invitation. Ainsi, les employés en télétravail ne sont pas désavantagés. Tout le monde est sur un pied d’égalité dès le début.
4. Choisir la bonne heure.
L’heure idéale dans votre fuseau horaire peut correspondre à l’heure du coucher des enfants pour vos participants éloignés. Ce problème est souvent rapporté par les employés à distance. Tout le monde dans la pièce pense que 15 h est une heure idéale pour la prochaine réunion, mais les télétravailleurs se retrouvent en porte-à-faux : ils doivent rappeler au groupe que l’horaire n’est pas si idéal pour eux. C’est alors à l’animateur de la réunion de prendre conscience de ce problème et de trouver de manière proactive un nouveau créneau horaire adapté à (presque) tout le monde. Certaines entreprises varient les heures de réunion pour « partager les désagréments ».
5. Partager les attentes envers les participants.
Avec l’ordre du jour, faites comprendre que vous attendez de chaque participant qu’il ait préparé la réunion en vue de pouvoir participer aux échanges, peu importe l’endroit où il travaille. Demandez à tout le monde de prendre connaissance de l’ordre du jour et de revenir vers l’animateur de la réunion avec des questions et/ou commentaires.
6. Inviter les bonnes personnes.
Ce n’est pas une surprise : trop de participants nuit à la participation. Robert Sutton, professeur à l’université de Stanford, a démontré que l’efficacité optimale d’une équipe est atteinte avec cinq ou six personnes. Ce nombre ne doit en aucun cas dépasser 10. Toutefois, la réussite d’une conférence téléphonique tient à bien plus qu'un nombre. Pour une téléconférence inclusive avec une forte participation, la clé est d’inviter les bonnes personnes.
7. Établir des règles de base pour les réunion
Souvent, lorsque l’on participe à une conférence téléphonique à distance, on a l’impression de devoir batailler pour se faire entendre. Au moment d’organiser une visioconférence, définissez donc des règles de base sur la manière dont les personnes doivent interagir pendant la conférence téléphonique. Par exemple, une seule personne parle à la fois, sans être interrompue. Vous pouvez également interroger votre équipe pour avoir leur avis sur les dites règles de base. Les participants qui ne sont pas dans la pièce apprécieraient peut-être que ceux qui s’expriment commencent par rappeler leur nom pour être identifiables. Cette pratique a l’avantage de rappeler aux employés sur place que leurs collègues à distance participent également.
8. Commencer par des présentations.
Simple, mais très important : demandez à tous les participants de dire « bonjour », de donner leur nom et leur poste et d’expliquer pourquoi ils participent à cette conférence téléphonique. Ces banalités peuvent aider tous les participants à se sentir impliqués, notamment les collègues à distance. Si la réunion est une visioconférence, assurez-vous que tout le monde soit en vidéo (pas en audio). Si quelqu’un ne peut pas mettre de vidéo, demandez-leur de publier une photo d’eux.
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9. Favoriser la participation.
Étant donné qu’il est facile d’oublier qui participe, l’animateur de la réunion a pour mission de s’assurer que tout le monde puisse participer aux échanges. Gardez une trace des personnes ayant pris la parole et de celles qui ne l’ont pas prise. Posez des questions directes à ceux qui n’ont pas participé, par exemple : « Ashley, que pensez-vous de cette idée ? » Utilisez un service de communication cloud professionnel, comme MiCloud Flex, qui permet aux participants de s’exprimer grâce à des outils collaboratifs basés sur le cloud tel qu’un chat, une messagerie instantanée ou un sondage.
10. Gérer le temps de parole.
Une des tâches les plus difficiles, pour un animateur de réunion, consiste à gérer les intervenants et la durée de leurs interventions. C’est à la fois impératif pour bien organiser une réunion à distance et particulièrement complexe pour les collègues télétravailleurs, qui ont souvent l’impression de ne pas pouvoir placer un mot. L’animateur de la réunion doit être attentif à cette dynamique et la contrer. Par exemple, si l’un des participants radote, l’animateur peut l’interrompre gentiment, soit en montrant de la reconnaissance ou en revenant sur leur intervention avant de poursuivre la discussion, soit en demandant l’avis d’un autre participant.
11. Parler de manière intelligible.
Les conversations face à face transmettent beaucoup plus d’informations. La clarté du propos n’est pas aussi importante, car l’interlocuteur détecte également des comportements non verbaux. Cet apport fait défaut aux personnes absentes de la salle de réunion. Il est par conséquent primordial que l’animateur de la réunion s’exprime de manière intelligible et marque des pauses pour s’assurer que tout le monde suit.
12. Rendre la conférence plus visuelle.
Utilisez un logiciel de conférence collaboratif qui permet à tous les participants de partager leur écran. Utilisez des visuels pour que tous les participants restent impliqués. Demandez à plusieurs participants de partager des documents.
13. Fragmenter la discussion.
Lors de la planification de la réunion, faites en sorte de la rendre interactive. Par exemple, marquez une pause après trois diapos pour poser des questions. Attribuez à chaque participant des objets différents sur l’agenda. Ainsi, l’employé à distance sent qu’il contribue de manière importante à la discussion.
14. Changer les rôles.
Pour que vos réunions soient efficaces, il vous faut plus qu’un animateur. Il faut également une personne en charge de la prise de notes et une autre en charge du chronométrage du temps de parole. Leur objectif premier est de garantir la tenue de l’ordre du jour. Le rôle de l’animateur est de se concentrer sur le contenu et la présentation. Il peut être intéressant de faire permuter ces rôles. La vue du point de vue du passager n’a aucun rapport avec celle du conducteur. Lorsque les participants à la réunion partagent des responsabilités, ils se sentent plus responsables et plus impliqués. Cela est notamment très important pour les employés à distance qui se sentent souvent mis de côté.
15. Créer un espace de travail partagé.
Les employés à distance ont besoin d’accéder aux mêmes informations que n’importe quel autre membre de l’équipe. Par le passé, cela signifiait qu’ils devaient avoir accès au serveur central. Grâce au cloud, cet accès est considérablement simplifié. Choisissez un système de téléphonie professionnelle sur le cloud, qui offre un espace de travail virtuel partagé regroupant tous les documents et toutes les communications rattachés aux efforts fournis par l’équipe. En un clic, les employés à distance peuvent voir tout le travail de l’équipe dans un même endroit.
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16. Enregistrer l’appel.
Dernier conseil sur la visioconférence : ne pas se contenter d’organiser une réunion à distance. Parfois, les collègues doivent quitter prématurément une conférence téléphonique ou ne peuvent pas y participer à cause d’un événement inopportun. Utilisez une solution collaborative et de communication hébergée sur le cloud pour enregistrer l’appel dans l’espace de travail partagé. Enregistrez également les procès-verbaux des réunions sur l’espace de travail.
Les conférences téléphoniques ont toujours représenté un grand défi. Aujourd'hui, avec le nombre croissant d’employés en télétravail, il est essentiel pour les entreprises de s’assurer que ces derniers participent et se sentent impliqués. Choisissez une solution de communications professionnelle sur le cloud qui vous apporte les bons outils, afin de créer un espace de travail collaboratif et inclusif.